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學會4招，從此不怕用英文報告

上台做英文報告，是許多企業面對國際市場首先碰到的難題，台灣安吉斯媒體集團執行長楊淑鈴也曾為此苦惱不已。但現在她每季都要做季度報告與主題分享，強迫自己全面「用英文思考」正是她的必勝關鍵。

本文出自Cheers雜誌《打造市場腦》，更多內容>>

對 在廣告業工作30年的台灣安吉斯媒體集團執行長楊淑鈴來說，上台用英文簡報，是工作中比重極高的一部份。早期，她幾乎是每週、每月都要對外商廣告主說明企 劃案或比稿，一年至少30場。現在身為經營人，一年更要參與多場集團中的跨國會議，以及一年一度的全球大會，向其他地區的100多位主管分析台灣的業務發 展計劃。

只要聽過楊淑鈴簡報，一定對她清晰的口條、明確的架構印象深刻。但令人驚訝的是，台灣大學心理學系畢業的楊淑鈴，一口流利英文其實全靠自學而來，是她從不斷挫敗與練習中得出的累積。

講綱列點條列，勿忘提出「觀點」

每一次要做英文報告，楊淑鈴一定會做足準備，「絕不匆忙上台，報告前一晚，更要提早休息，才能養足精神，保持思緒清晰。」上台前，執行力強的楊淑鈴自有一套準備工夫。

首先，她會針對主題搜集充足的資料，包括銷售數字、真實成功案例等，來佐證論述。不過，資料再多，講綱架構絕不能複雜，愈簡單愈好。

根據她的經驗，「外國人喜歡直線思考，架構複雜，較難贏得讚賞。」因此，在撰寫講綱時，最好列點條列，把輔助資料用附件連結的方式呈現，這樣聽眾比較容易進入講者的思路。

她舉例，一次成功的重大提案，是為紐西蘭奶粉公司規畫在台灣的宣傳計劃。由於深知外籍客戶的思考邏輯，楊淑鈴刻意簡化架構，並隨時掌控客戶的表情與眼神，「當下覺得客戶對哪個部份特別有興趣，就趁勝追擊，多做加強說明，」之後果然如願搶下大單。

第二，準備資料時要不斷自我思考“What’s the point? ”（觀點是什麼）。楊淑鈴一直記得，她第一次上台以英文簡報時，好不容易結束，正準備鬆一口氣，沒想到外國客戶直接問她：“So?”讓她冷汗直流。當下她 深刻體會到，報告中不能只給事實與數字，也要提出觀點看法、前因後果、因應之道，最重要的是，最後一定要再強調一次結論。

從此之後，她針對“So?”這類問題，一定有所準備。針對不同客戶，不同聽眾的性質，事先模擬Q&A，不僅先想好所有答案，而且答案要呼應報告內容，才能讓聽眾覺得整場報告首尾連貫，增加對自己的信任感。

特別設計開場，數字一定要念熟

第 三，特別花心思設計opening（開場）。楊淑鈴認為，這是抓住全場目光的重要關鍵，若沒有好的開場，很容易讓聽眾一開始就無法集中注意力。她通常會用 與報告內容相關的國際時事開場，以快速吸引聽眾目光。「也可用客戶說過的話開場，套入到主題中，讓客戶覺得備受重視。」或是提綱挈領，先說明報告規則、方 向，但切記開場要精簡有力，才會有效。

第四，實地演練。楊淑鈴一定會事先把所有內容講過一遍，而且要講給別人聽，才能確認對方真的聽得懂。

演 練時，楊淑鈴也必定會把所有提到的數字都念過一遍。她發現母語非英文的人，碰到數字時經常念不好，甚至念錯。這時最好把數字消化後，再用最能傳遞意義的方 式念。例如，假設要說明去年台灣對新興市場的出口貿易金額一共達到84,089,154,987美元，並不需要逐字全念，只要說“around(or about) 84 billion”即可，聽眾反而更容易建立對這個規模的概念。

口語與書面報告，都要point by point

楊淑鈴的英文報告力如何苦練而出？她經過幾個階段的自我訓練，從英文書信、英文溝通，再到用英文思考。

大學時期讀的都是原文教科書，楊淑鈴自認對閱讀英文最得心應手，但聽、說、寫等面向還有不足。於是在1990年代，正值許多外商進入台灣之際，楊淑鈴為了增加練習英文的機會，進入麥肯廣告工作，沒想到，一進門就受到震撼教育。

那 時她是廣告企劃，主要負責嬌生（Johnson & Johnson）等外國客戶，每週都要開英文會議，整理英文報告，「但我一句話都寫不出來。」後來她只好先用中文寫，再請英文程度好的先生幫她翻譯。幾次 後，先生受不了，跟她說：「這是妳的工作，應該自己解決，如果真的覺得做不來，就換別的工作吧。」

基於責任，也不願認輸，楊淑鈴只好硬著頭皮自己寫，不懂就問主管，天天英文字典在側，一字一句慢慢推敲。但每週交英文會議報告給主管時，仍然被改得滿江紅，變成工作上最大的痛苦。

她卻沒有因此放棄，既然深知「要成長就要面對錯誤」，楊淑鈴不斷反覆練習主管幫她挑出的錯誤，仿效主管所寫的內容，認真查字典、背單字，3個月後，主管才漸漸認可她所寫的英文報告。

這段過程中，她發現英文無論在說與寫上，都很重視point（觀點），口語與書面報告都要point by point（一個觀點接一個觀點），開頭無需長篇大論鋪陳，可直言結論，後面再分析前因後果，這跟中文的思考邏輯完全相反。

不只「寫」，連思考都要換成英文邏輯

從會寫英文書面報告開始，接下來，楊淑鈴每月、甚至每週都要面對不同的外商客戶，包括嬌生、可口可樂（Coca-Cola）、雀巢（NESTEA）、吉列（Gillette）等，做正式比稿、行銷廣告策略企劃等英文報告。

憑著充足的準備，在傳遞報告內容時，她幾乎都能掌控全場，也幫公司搶下大量業績，逐漸在廣告界佔有一席之地。但有一次，她上台做完報告後，一位英國客戶當場有不同見解，她卻無法用英文做更深入的溝通，頻頻語塞，急到當場掉下眼淚。

那時她才發現，真正好的英文報告，必須做到徹底用英文思考，才足以應付各種突發狀況。於是她開始強迫自己把用英文思考當成習慣，日常聽說讀寫都盡量用英文表達。

就這樣，從那一刻起，她所有提案都直接用英文寫。過去，楊淑鈴為了怕疏漏，報告都會先用中文寫，再翻成英文，但她發現唯有一開始就用英文寫，才會用英文思考所有內容，臨場也才能從容因應。

現 在自己身為主管，楊淑鈴一樣重視部屬的英文力。過去她帶領部門時，會要求新進員工在3個月內，針對負責產業做一場正式的英文報告，一方面訓練部屬熟悉產 業，另一方面，就是要強迫部屬練習英文。而如今即使工作再忙，楊淑鈴仍不間斷學習，盡力維持每週一次的英文對話課。她利用上班前的空檔，由外籍教師選幾篇 熱門的外電報導一起討論，一方面練習對話，一方面也能增長見聞，這些外電經常成為楊淑鈴上台報告的開場白。

學好英文的不二法則就是練習，楊淑鈴靠著不斷征戰，克服自己的英文報告瓶頸，更讓這項能力成為她管理與溝通的利器。